מקובל להתייחס למערכות תוכנה כגון פריוריטי, חשבשבת, סאפ ביזנס וואן ועוד כאל מערכות ERP, אולם למעשה מערכות אלו אינן ERP אמיתי.
במאמר זה אנסה להסביר בפשטות מהו ERP, מדוע התוכנות שציינתי אינן ERP, ומדוע זה לא צריך להטריד את מרבית העסקים.
ראשית, ERP הינן ראשי תיבות של Enterprise Resource Planning –תכנון משאבים ארגוניים. בפשטות, מערכת תוכנה המנהלת את כל משאבי הארגון – משאבי אנוש, כספים, ייצור, רכש, שיווק, לוגיסטיקה… הכל!
במלים אחרות, במקום לרכוש תוכנות שונות שכל אחת מהן מתמקדת בתחום מסויים, מה שמחייב הקלדות כפולות או פיתוח ממשקים בין התוכנות השונות, מערכת ERP מייעלת את העבודה, והזנת נתון במודול אחד, מעדכנת את כל המודולים הרלוונטיים ללא כל פעולה נוספת.
לדוגמא, אם אנשי המכירות מתוגמלים על עמידה ביעדים, במערכת "רגילה" נצטרך להפיק בסוף החודש דו"ח מכירות בתוכנת המכירות, ואז להקליד את העמלה לכל איש מכירות בתוכנת השכר. לחליפין, נוכל לבקש פיתוח ממשק בין שתי התוכנות כך שההקלדה תיחסך מאיתנו. פיתוח זה יעלה כמובן כסף, ויהיה בסכנה בכל שדרוג של אחת משתי התוכנות.
במערכת ERP, לעומת זאת, המודולים מדברים זה עם זה באופן מובנה, כך שמודול השכר "יודע" בכל רגע מה גובה העמלה לה זכאי כל אחד מאנשי המכירות.
עד כאן תיאוריה.
במציאות, מערכות ERP "אמיתיות" יקרות מאוד, ויישומן יקר אף יותר. מעבר לכך, יש גבול לגמישות של מערכות אלו וליכולתן להתאים את עצמן לארגון (במחיר סביר), ולכן פעמים רבות הארגון נאלץ "ליישר קו" עם התוכנה במקום שהמצב יהיה הפוך, והתוכנה תתאים את עצמה לארגון.
כמו-כן, במקרים רבים קיימים מודולים שבהם הארגון עדיין מעדיף להשתמש במערכות ייעודיות, שבוצעו בהן התאמות לצרכיו היחודיים, או במערכות שפותחו בארגון עצמו, ואז נוצר מצב בו יש מערכת ERP, שמממשים רק חלק מהמודולים שלה, עם ממשקים לתוכנות נוספות. מצב זה סותר את הרעיון הבסיסי של מערכת ERP!
בתחילת שנות ה-2000 הבשילו בארץ מספר תוכנות ERP קטנות – חשבשבת הוותיקה הוציאה גירסת חלונות, ונוספו אליה גם פריוריטי, ומערכת "מנהל" שנרכשה ע"י SAP ונקראת כיום SAP Business One.
מערכות אלו מתמחות במודולים המהווים את המכנה המשותף לחברות SMB (Small to Medium Businesses) רבות – רכש, מלאי, לוגיסטיקה, מכירות, הנה"ח, וכו', אך לא מתיימרות לתת פתרון מלא לכל המודולים. כך, לדוגמא, הן אינן כוללות מודולים כגון שכר, קופות, WMS, CRMM וכד' (חלקן מאפשרות רכישת מודולים נוספים, אך אלו אינם נותנים באמת מענה שקול למענה של מערכות המתמחות בתחומים אלו).
עם זאת, עבור מרבית ארגוני ה-SMB, מערכות אלו אכן נותנות פתרון למרבית צרכי הארגון, ובעלות נמוכה ביותר.
יתרה מזאת, היום, בעזרת טכנולוגיות web, ניתן לפתח ממשקים המאפשרים למערכות אלו "לדבר" עם תוכנות חיצוניות, לעדכן ולהתעדכן בזמן אמת.
